Wie erstelle ich eine Quittung richtig? So gelingt es professionell
Quittungen sind in manchen Bereichen ein wichtiger Bestandteil von Zahlungsabläufen. Früher noch mussten Verkäufer, Handwerker und Co. regelmäßig diese Belege ausstellen. Heutzutage sind Quittungen wegen moderner Kassensysteme und bargeldlosen Transaktionen nicht mehr so verbreitet. Im Zweifel lässt sich aber auch eine Quittung online erstellen.
Was ist eine Quittung?
Unter einer Quittung versteht man ein schriftliches Dokument, das einen geschäftlichen Vorgang zwischen zwei Parteien belegt. Insofern ist es wichtig, diese Belege aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist von Quittungen liegt bei 10 Jahren.
Rechtliches beim Thema Quittung beachten
Vor allem, wer eine Barzahlung tätigt, kann eine Quittung einfordern. So steht es auch in § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).
- Quittungen sind zum einen der Nachweis, dass die Leistung oder die Ware den Empfänger erreicht hat.
- Sie belegen, dass der Schuldner die Forderung tatsächlich bezahlt hat. Die beiden Parteien sind also "quitt".
- Auch für das Finanzamt bzw. die Steuererklärung sind Quittungen wichtig: Sie dienen Unternehmen als Beleg für Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben. Sie sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Welche Pflichtangaben müssen bei einer Quittung enthalten sein?
Der Gesetzgeber hat hier klare formale und inhaltliche Punkte formuliert. Was muss also auf einer Quittung stehen?
- Name des Zahlenden
- Name des Zahlungsempfängers
- Art und Menge der Produkte bzw. der Leistung
- Höhe des Bruttopreises in Ziffern und Worten
- Aktuell geltender Mehrwertsteuersatz
- Ggf. Nettobetrag
- Ggf. fortlaufende Quittungsnummer
- Vermerk über den Erhalt der Leistung/Ware
- Ort, Datum, Unterschrift des Zahlungsempfängers und ggf. Firmenstempel
Quittung online erstellen - So funktioniert es
Mit unserem kostenlosen Tool können Sie ganz einfach und schnell Ihre Quittungen erstellen: Füllen Sie dafür alle Felder entsprechend den Beschriftungen aus. Das System berechnet automatisch den Netto- sowie den Steuerbetrag auf Grundlage des Gesamtbetrags. Anschließend können Sie Ihre erstellte Quittung ausdrucken.
Vorteile digitaler Quittungen
Digitale Quittungen haben nicht nur praktische, sondern auch optische Vorteile. Sie lassen sich schnell ausfüllen, mehrfach verwenden und einfach archivieren. Anders als handschriftliche Quittungsblöcke können sie individuell gestaltet werden. Das wirkt nicht nur professioneller, sondern stärkt auch den Wiedererkennungswert. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick: Digitale Vorlagen für Quittungen lassen sich speichern, nummerieren und jederzeit erneut aufrufen – ganz ohne Papierkram.
Quittung bei Privatverkauf
Kann man als Privatperson eine Quittung ausstellen? Die grundsätzliche Antwort: Ja, Sie dürfen eine Quittung als Privatperson ausstellen, etwa beim Verkauf eines gebrauchten Gegenstands. Eine gesetzliche Verpflichtung zum Beleg beim Privatverkauf besteht zwar nicht, aber sobald die andere Partei eine Quittung verlangt, muss sie ausgestellt werden. Wichtig: Privatpersonen dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen.